MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI (SOFTSKILL)

JAMES A.F. STONER

Pengertian manajemen menurut James A.F. Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

PETER F. DRUCKER

Peran Manajer Dalam Organisasi: Efektif dan Efisien Manajemen diperlukan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Efektif menurut Peter F. Drucker adalah “mengerjakan pekerjaan yang benar”. Sedangkan Efisien adalah “mengerjakan pekerjaan dengan benar”.

 Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan bisnis secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi fungsinya/dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen (fungsi perencanaan, pengorganisasian pengimplementasian, serta pengendalian dan pengawasan). Disamping pengertian dan definisi manajemen yang sudah diuraikan tadi, McFarland, 1979 juga mengemukakan empat pengertian manajemen yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari:

ü  proses-proses pengorganisasian; yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penggiatan dan pengevaluasian.

ü  Kata manajemen juga berarti karir atau jabatan.

ü  Kata manajemen juga dapat berarti kelompok orang yang bertanggungjawab dalam menjalankan sebuah organisasi.

ü  Kata manajemen juga dapat merupakan sebuah ilmu atau seni untuk mengatur orang lain.

 “POAC” (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).

       Dua fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan mental sedangkan dua berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan fisik. Suatu manajemen bisa dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa dijalankan dengan baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses yang efektif dan efisien.

FUNGSI PERENCANAAN ( PLANNING )

       Adalah proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan antara lain :

      

       ^> Menetapkan pasar sasaran.

       ^> Merumuskan strategi untuk mencapai pasar sasaran tersebut.

       ^> Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan.

       ^> Menetapkan standar / indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan pasar sasaran.

      

       Strategi dan taktik dalam fungsi perencanaan dapat ditentukan dengan menggunakan metode analisis SWOT. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi kondisi internal dan eksternal yang terlibat sebagai inputan untuk perancangan proses sehingga proses yang dirancang dapat berjalan optimal, efektif, dan efisien. Namun analisis SWOT bisa sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yang sama menghasilkan SWOT yang berbeda. Dengan demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah.

FUNGSI PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING )

       Adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian antara lain :

       ^> Mengalokasikan sumber daya / sarana, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan.

       ^> Adanya struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, sehingga setiap pekerja akan bergerak dan bertindak sesuai dengan job description dan kewenangannya dan memiliki tanggung jawab dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dilaksanakan.

       ^> Kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah penting agar dapat menyegarkan dan menambah wawasan pekerja.

FUNGSI PENGARAHAN DAN IMPLEMENTASI ( ACTUATING )

       Adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi antara lain :

       ^> Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.

       ^> Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.

FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN (CONTROLING )

       Adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :

       ^> Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil langkah penyelesaian.

       ^> Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.

 “POLC” ( Planing, Organizing, Leading, And Controling ).

1. Fungsi Perencanaan / Planning

       Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing

       Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading

       Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling

       Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

Manajemen Henry Fayol

       Menurut Henry Fayol. bahwa pengertian manajemen yang ada dalam bukunya General Industrial Management bahwa manajemen adalah proses tertentu yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia dan menggandakan pengendalian dalam rangka mencapai tujuan.

Mintzberg
Mengidentifikasi 10 peran seorang manajer yang dikelompokan dalam 3 bagias besar, adalah peran interpersonal, informational, dan decision roles.

Interpersonal, merupakan peran seorang manajer dalam hubungannya dengan karyawannya. Yang termasuk bagian ini adalah :

Figurehead, manajer sebagai panutan dan simbol suatu organisasi. Kegiatan manajer yang ada pada bagian ini adalah ketika seremonial, seperti seorang Presiden yang harus mengikuti upacara kemerdekaan sebagai simbol pemimpin dari negara yang merdeka

Leader, manajer perlu memberikan arahan dan motivasi kepada bawahannya. Sebagai pemimpin, ini bisa dibilang sebagai tugas utama dan terutama dari seorang manajer, yaitu memberi arahan. Secara hubungan sosial, seorang manajer juga harus memotivasi agar bawahannya dapat bekerja dengan semangat.

Liaison, menjaga saluran komunikasi, baik di dalam maupun di luar organisasi.

Informational, merupakan peran seorang manajer yang berhubungan dengan informasi yang ada dalam organisasi. Informasi harus dipastikan kebenarannya, lalu disebarkan ke seluruh pihak yang membutuhkan informasi terkait. Yang termasuk bagian ini adalah :

Monitor, mencari dan menerima informasi dan melihat singkat laporan dari bawahan. Tugas ini berkaitan dengan tugas mengetahui secara menyeluruh kondisi di dalam organisasi. Seorang manajer harus mengetahui kondisi terkini dari organisasi yang dikelolanya.

Disseminator, meneruskan informasi yang manajer peroleh kepada anggota organisasi (internal).

Spokesperson (juru bicara), seorang manajer juga bertanggung jawab menyampaikan informasi ke pihak luar yang terkait.

Decisional roles, merupakan peran seorang manajer dalam mengambil keputusan bagi tercapainya tujuan organisasi. Yang termasuk dalam decisional roles adalah:

Entrepreneur, mewakili proyek perbaikan dan mengidentifikasikan ide.

Disturbance handler, mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis, menyelesaikan konflik antar bawahan, beradaptasi dengan lingkungan.

Resource allocator, memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya, menentukan jadwal dan anggaran, menetapkan prioritas.

Negotiator, mewakili departemen selama negosiasi kontrak kerja, penjualan, pembelian, dan anggaran.

TEORI ORGANISASI KLASIK HENRY FAYOL (1841-1925).

Teori organisasi klasik mengklasifikasikan tugas manajemen yang terdiri atas :

1. Technical                      = kegiatan memproduksi produk dan mengorganisirnya.

2. Commercial                  = kegiatan membeli bahan dan menjual produk.

3. Financial                      = kegiatan pembelanjaan.

4. Security                        = kegiatan menjaga keamanan.

5. Accountancy                = kegiatan akuntansi

6. Managerial                  = melaksanakan fungsi manajemen, yang terdiri atas :

- Planning                        = kegiatan perencanaan

- Organizing                     = kegiatan mengorganisasikan

- Coordinating                  = kegiatan pengkoordinasian

- Commanding                  = kegiatan pengarahan

- Controlling                     = kegiatan pengawasa

Max Weber (1864-1920).

Max Weber mengemukakan tipe ideal birokrasi memiliki beberapa prinsip sebagai berikut.

1. Peraturan atau aturan yang ada dalam birokrasi sangat jelas dan tegas sekali. Hal yang demikian diperlukan dalam birokrasi terutama untuk menegakan ketertiban dan kelangsungan dari birokrasi itu sendiri.

2. Terdapat ruang lingkup kompetensi yang jelas. Orang-orang yang ada dalam birokrasi memiliki tugas-tugas dan pekerjaan yang dirumuskan secara jelas dan tegas, serta memiliki kewenangan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas atau pekerjaan yang diberikan itu. Jadi prinsip pembagian kerja (Division of Labour) merupakan aspek integraldari birokrasi.

3. Sumber dari otoritas atau kewenangan adalah keterampilan teknis, kompetensi dan keahlian (expertise). Ini merupakan ukuran yang objektif dan berlaku bagi siapapun yang memenuhi kualifikasi dan persyaratan yang ada dapat dipromosikan pada suatu jabatan atau posisi tertentu dalam birokrasi.

4. Para pelaksana atau staf administrasi secara tegas dipisahkan dari para pemilik modal atau alat produksi. Pemilikian alat produksi dan modal dipisahkan dari kepemimpianan ini dilakukan sebagai upaya untuk dapat membuat keputusan yang rasional dan objektif.

5. Prinsip hierarki menunjukan bahwa tiap-tiap bagian yang lebih rendah posisinya, selalu berada dibawah perintah dan selalu dibawah pengawasan dari posisi yang lebih tinggi. Garis komunikasi lebih bersifat vertikal daripada bersifat horizontal.

6. Tindakan-tindakan, keputusan-kkeputusan dan aturan-aturan semuanya diadministrasikan dan diarsipkan secara tertulis. Proses pelaksanaan fungsi organisasi merupakan suatu yang dapat diketahui oleh siapa pun dan bersifat publik.

       Keenam prinsip diatas kemudian dipilah menjadi dua, yaitu prinsip-prinsip struktural dan prinsip-prinsip prosesual. Prinsip struktural menunjuk pada beberapa hal penting. Pertama, pekerjaan tidak dirancang sebagai sesuatu yang mudah dan spele. Pekerjaan dirancang paling tidak bersifat emosional tetapi efisien dan memiliki tingkat konflik kepentingan yang minimum. Kedua, segala sesuatu menjadi bersifat umum dan tegas. Fungsi-fungsi dirumuskan secara jelas dan tegas, orang-orang yang ada dalam birokrasi dapat disalingtukarkan pada posisi-posisi yang tepat.

Referensi :

https://mdm2010.wordpress.com

http://hernawansn.blogspot.co.id

http://hanaamee.blogspot.co.id

http://www.organisasi.org